С 2023 года в России начался плановый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Хотя бумажные книжки по-прежнему ведутся по желанию работника, большинство новых записей теперь делаются в цифровом формате. Это меняет привычный порядок внесения исправлений. Разбираемся, как правильно вносить изменения в электронную трудовую книжку, кто и в каких случаях это делает.
Кто и когда вносит изменения в ЭТК?
В электронной трудовой книжке все записи формирует и хранит Пенсионный фонд России (ПФР) на основе сведений, которые передают работодатели. Поэтому ключевое правило: внести изменение напрямую в свою ЭТК работник не может.
Исправления вносятся по следующему алгоритму:
- Работник обнаруживает ошибку и обращается к текущему или прошлому работодателю, который её допустил.
- Работодатель проверяет информацию и, если ошибка подтвердилась, формирует и направляет в ПФР корректирующие сведения (СЗВ-И).
- Пенсионный фонд на основании этих данных вносит изменения в электронную трудовую книжку работника.
Основные причины для внесения изменений
Исправления в ЭТК могут потребоваться в случаях:
- Ошибки в персональных данных: неверно указанные ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Неточности в записях о работе: неправильное название организации, должности, даты приёма/увольнения, основания увольнения.
- Неполные сведения: отсутствие записи о переводе, награждении, присвоении нового разряда.
- Ошибки в записях о совместительстве.
Пошаговая инструкция для работника
Если вы обнаружили ошибку или неточность в своей электронной трудовой книжке, действуйте так:
- Проверьте и зафиксируйте ошибку. Просмотрите свою ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая книжка» в «Документах»). Определите, какая именно запись неверна и к какому периоду работы она относится.
- Подготовьте документы-доказательства. Соберите документы, подтверждающие правильную информацию. Это могут быть:
- Копия приказа о приёме на работу, переводе или увольнении.
- Справка с места работы.
- Трудовая книжка на бумажном носителе (если она велась параллельно).
- Выписка из личного дела.
- Документы, подтверждающие личность (при ошибке в ФИО).
- Направьте обращение работодателю. Обратитесь с письменным заявлением (лучше в двух экземплярах) к работодателю, который допустил ошибку. Если это ваш нынешний работодатель — в отдел кадров. Если бывший — направьте заказным письмом с уведомлением. В заявлении укажите, какую именно запись нужно исправить и на какие правильные данные, приложите копии подтверждающих документов.
- Проконтролируйте исполнение. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней со дня получения вашего заявления проверить информацию и, если она верна, направить корректирующий отчёт (СЗВ-И) в ПФР. Пенсионный фонд обновит данные в течение 5 рабочих дней. Вы можете отследить изменения в своём личном кабинете на «Госуслугах».
Что делать, если работодатель отказывается вносить исправления?
Если организация-бывший работодатель ликвидирована или отказывается исправлять ошибку без оснований, у вас есть несколько путей:
- Обратиться в Пенсионный фонд. Можно подать заявление непосредственно в ПФР, приложив все доказательства правильности ваших данных. ПФР может запросить сведения у организации или принять решение на основании ваших документов.
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Нарушение порядка ведения трудовой документации — повод для проверки.
- Подать иск в суд. Если ошибка влияет на расчёт пенсии или иные права, можно требовать её исправления в судебном порядке.
Особенности исправления ошибок в бумажной трудовой книжке при наличии ЭТК
Если вы сохранили бумажную трудовую книжку, в неё также нужно внести исправления для целостности истории. Это делает ваш нынешний работодатель на основании документов, подтверждающих правильность данных (справки, приказы). Исправление в бумажном документе вносится по классическим правилам: неверная запись признаётся недействительной (путём зачёркивания) и рядом вносится правильная запись. Запись о признании недействительной записи в ЭТК не вносится.
Заключение
Процесс внесения изменений в электронную трудовую книжку стал более опосредованным, но и более контролируемым. Главное — работник не может самостоятельно править свою ЭТК, это прерогатива ПФР на основе данных от работодателя. Ключ к успешному исправлению — своевременное обращение к работодателю с корректно подготовленными документами-доказательствами. Регулярная проверка своей ЭТК через «Госуслуги» поможет вовремя обнаружить и устранить любые неточности.