Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Ее хранение и учет — строго регламентированная процедура, за нарушение которой работодатель несет ответственность. Разберемся, как правильно организовать этот процесс, чтобы избежать штрафов и проблем с проверяющими органами.
Нормативная база: что говорит закон?
Основные правила установлены следующими документами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) — определяет трудкнижку как основной документ о трудовой деятельности.
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» — содержит основные правила ведения, хранения и учета.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) — дает детальные разъяснения по оформлению.
Кто отвечает за хранение и учет?
Ответственность лежит на работодателе. Конкретные обязанности возлагаются на специально назначенное лицо:
- Главный бухгалтер (в небольших организациях).
- Специалист отдела кадров (в средних и крупных компаниях).
- Руководитель организации (если иное не предусмотрено штатным расписанием).
Приказом по организации должно быть назначено ответственное лицо. При его увольнении или переводе проводится обязательная передача дел по акту.
Правила хранения: сейф, журналы и порядок
- Место хранения. Трудкнижки должны храниться в сейфе (металлическом шкафу), обеспечивающем защиту от доступа посторонних лиц, кражи, пожара и повреждений. Обычный деревянный шкаф недопустим.
- Раздельное хранение. Необходимо разделять:
- Трудкнижки действующих работников — хранятся у работодателя.
- Трудкнижки уволенных работников — хранятся не менее 50 лет в архиве. Выдаются на руки в день увольнения.
- Бланки трудовых книжек и вкладышей — хранятся как документы строгой отчетности, отдельно от заполненных книжек.
- Учет движения. Все операции фиксируются в двух обязательных журналах:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена). В нее вносятся записи о приеме книжек при найме, выдаче дубликатов, новых бланков и вкладышей.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней регистрируется поступление и выдача каждого бланка и вкладыша с указанием серии и номера.
Порядок выдачи и приема
- При приеме на работу: работник передает трудовую книжку. В день приема в ней ставится печать организации (при наличии) и делается запись о приеме. Книжка регистрируется в Книге учета движения.
- При увольнении: трудкнижка выдается работнику в день увольнения под роспись. Если работник отсутствует или отказывается ее забирать, работодатель обязан уведомить его письменно о необходимости явиться за документом. После уведомления ответственность за хранение с работодателя снимается.
- Во время работы: по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее в течение 3 рабочих дней.
Ответственность за нарушения
Нарушение правил хранения и учета влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц и ИП — штраф от 1 000 до 5 000 руб.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.
При утере трудовой книжки по вине работодателя он обязан возместить работнику ущерб и выдать дубликат, восстановив в нем все записи.
Заключение
Правила хранения и учета трудовых книжек — не формальность, а строгая законодательная норма. Соблюдение этих правил (наличие сейфа, ведение журналов, правильная выдача) защищает работодателя от штрафов и споров с работниками. Назначьте ответственного, обеспечьте условия хранения и регулярно проверяйте правильность ведения учета — это залог порядка в кадровом делопроизводстве.